A transformação digital chegou ao universo contábil, tornando a gestão de documentos fiscais muito mais dinâmica e segura. No entanto, essa facilidade também traz a responsabilidade de cumprir com as exigências legais, principalmente em relação aos prazos de guarda de documentos eletrônicos, como o XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
O que mudou no prazo de guarda dos documentos eletrônicos?
O prazo de guarda dos arquivos fiscais eletrônicos passou a receber uma atenção especial das autoridades fiscais. Segundo as normas vigentes, é obrigatório armazenar os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos por no mínimo 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da sua emissão. Guardar apenas o arquivo em PDF ou o DANFE não é suficiente: o XML é o documento legalmente válido perante a Receita Federal.
Por que esse cuidado é tão importante?
Na eventualidade de uma fiscalização, é o XML que deve ser apresentado ao Fisco. A falta desse arquivo pode gerar multas e outros transtornos para a empresa. Por isso, é fundamental garantir a correta guarda desses documentos durante todo o período exigido por lei.
Como garantir a segurança desses documentos?
Aqui no escritório Base Contábil, oferecemos uma solução prática e segura para nossos clientes: contamos com sistemas informatizados próprios responsáveis pela guarda, organização e backup seguro dos arquivos XML. Isso garante que toda a documentação estará protegida e pronta para ser apresentada sempre que necessário.
No entanto, é essencial destacar que a segurança e regularidade dessa guarda depende da entrega correta dos arquivos pelo cliente ao nosso escritório. Por isso, orientamos nossos clientes a sempre repassarem todos os XMLs recebidos e emitidos para que possamos garantir o arquivamento adequado.
Escritório inovador e tecnologia ao seu alcance
Nosso escritório é totalmente moderno e informatizado, com processos digitais desde o atendimento até a entrega dos serviços. Dessa forma, acompanhamos a evolução do mercado e proporcionamos mais eficiência, agilidade e segurança para o seu negócio.
Se você quer tranquilidade e segurança na guarda de seus documentos fiscais eletrônicos, conte com a Base Contábil, referência em tecnologia e inovação em Criciúma e região!